Darf ein Arbeitnehmer ein Firmenfahrzeug (auch) privat  nutzen, wendet ihm der Arbeitgeber einen geldwerten Vorteil zu. Dieser Vorteil wird in der Regel pauschal nach der so genannten 1%-Regelung ermittelt und auf dieser Basis versteuert und verbeitragt (§ 8 Absatz 2 Satz 2 EStG i.V.m. § 6 Absatz 1 Nr. 4 Satz 2 EStG).

Bei der 1%-Regelung wird der monatliche geldwerte Vorteil pauschal mit 1% des Brutto-Listenneupreises des Firmenfahrzeugs veranschlagt. Bei einem Listenneupreis von zum Beispiel 40.000,00 € beträgt der geldwerte Vorteil somit 400,00 €/Monat.

Diese gesetzliche Pauschalierung dient einer einfachen Berechnung und Handhabung. Deshalb hat für den geldwerten Vorteil das Alter des Firmenfahrzeugs ebenso wenig Bedeutung wie die Ausgestaltung bzw. der Umfang des Rechts zur privaten Nutzung. Der geldwerte Vorteil beträgt bei einem Brutto-Listenpreis von 40.000,00 € selbst dann 400,00 €, wenn das Firmenfahrzeug bereits 15 Jahre alt ist, der Arbeitnehmer das Fahrzeug privat nur selbst (nicht auch Familienangehörige) fahren darf und dies auch noch begrenzt auf 1.000 Kilometer/Monat innerhalb Deutschlands.

Nach der bisherigen Rechtsprechung vermindert sich der nach der 1%-Regelung ermittelte Pauschalbetrag nur dann, wenn der Arbeitnehmer an den Arbeitgeber für die private Nutzung ein Entgelt (Nutzungsentgelt) zahlen muss. Der geldwerte Vorteil ist dann die Differenz zwischen dem nach der 1%-Regelung ermittelten Pauschalbetrag und dem Nutzungsentgelt.

Jetzt hat der Bundesfinanzhof (Urteil vom 30.11.2016, VI R 2/15) entschieden, dass alle durch die private Nutzung veranlassten Kosten, die der Arbeitnehmer aufwendet (im entschiedenen Fall die Treibstoffkosten, und zwar sowohl für die privaten als auch für die dienstlichen Fahrten), den durch die 1%-Regelung ermittelten Pauschalbetrag mindern. Dazu muss der Arbeitnehmer seinen Aufwand im Einzelnen darlegen und belastbar nachweisen.

Abzugsfähig können alle Kosten (z. B. für Schmierstoffe, Ersatzteile, Reparaturen, Reinigungen oder Versicherungen) sein, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer nicht erstattet / erstatten muss.

Es kann sich für Arbeitgeber und Arbeitnehmer lohnen, die eigene Firmenfahrzeugregelung auf eine solche mögliche Minderung des geldwerten Vorteils und die sich daraus ergebenden Beitrags- und Steuervorteile zu untersuchen. Als Arbeitgeber müssen Sie damit rechnen, dass Ihr Arbeitnehmer Sie auf eine mögliche Minderung des geldwerten Vorteils anspricht.