Der Gesetzgeber hat im Oktober das vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) beschlossen. Das Schriftformerfordernis wird in wichtigen Bereichen des Arbeitsrechts durch die Textform ersetzt. Damit soll der erhoffte Schritt zu weniger Bürokratie und mehr Digitalisierung in der Arbeitswelt vollzogen werden. Die Änderungen treten zum 01.01.2025 in Kraft. Die relevanten Änderungen im Überblick:

Änderungen im Nachweisgesetz

Die wesentlichen Vertragsbedingungen können zukünftig in Textform nachgewiesen werden. Die eigenhändige Unterschrift des Arbeitgebers ist nicht mehr erforderlich. Arbeitgeber können die Niederschrift der wesentlichen Arbeitsbedingungen in Textform abfassen und elektronisch übermitteln, sofern das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit der Übermittlung auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen. Letzterer kann beispielsweise durch Empfangsbestätigungsfunktion einer E-Mail sichergestellt werden.

Für die gelockerten Formvorschriften gibt es allerdings Einschränkungen:

Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass ihm die Arbeitsbedingungen in Schriftform ausgehändigt werden. In diesem Fall hat der Arbeitgeber die Arbeitsbedingungen dem Arbeitnehmer unverzüglich in Schriftform zur Verfügung zu stellen. Kommt der Arbeitgeber dieser Aufforderung nicht, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig nach, handelt er ordnungswidrig.

Für Unternehmen, die in einem Wirtschaftsbereich tätig sind, der besonders von Schwarzarbeit betroffen ist (z.B. das Bau- und Gaststättengewerbe), gelten diese neuen Formvorschriften nicht. Für den Nachweis der Arbeitsbedingungen gilt hier weiterhin uneingeschränkt die Schriftform.

Achtung: Befristungsvereinbarungen bedürfen nach wie vor der Schriftform! Befristete Arbeitsverträge müssen daher von beiden Parteien vor Beginn der ersten Arbeitsaufnahme eigenhändig unterschrieben werden.

Änderungen im Sozialgesetzbuch VI

Eine Ausnahme vom Schriftformerfordernis für Befristungsabreden gibt es zukünftig für sog. Altersbefristungen. Das sind Vereinbarungen der Arbeitsvertragsparteien, die eine automatische Beendigung des Arbeitsverhältnisses mit Erreichen der Regelaltersgrenze des Arbeitnehmers vorsehen. Diese Vereinbarung bedarf zukünftig keiner Schriftform mehr. Die Textform ist ausreichend. Auch für das mögliche Hinausschieben der vereinbarten Altersgrenze gilt die neue Formerleichterung.

Änderungen im Gesetz zum Elterngeld und zur Elternzeit

Arbeitnehmer können zukünftig den Anspruch auf Elternzeit und den Anspruch auf Teilzeit während der Elternzeit in Textform, also beispielsweise per E-Mail, geltend machen. Ein schriftlicher Antrag ist nicht mehr erforderlich.

Änderungen im Arbeitnehmerüberlassungsgesetz

Arbeitnehmerüberlassungsverträge können zukünftig in Textform geschlossen werden. Das Schriftformerfordernis entfällt.

Änderungen in der Gewerbeordnung

Arbeitgeber können mit Einwilligung des Arbeitnehmers Arbeitszeugnisse in elektronischer Form, das heißt mit qualifizierter elektronischer Signatur erteilen.

Fazit: Eine Erleichterung mit Einschränkungen

Die Ersetzung der Schriftform durch Textform ist im Hinblick auf den bürokratischen Aufwand in Personalabteilungen zu begrüßen. Die Möglichkeit, Arbeitnehmerüberlassungsverträge und Altersbefristungen wirksam per E-Mail abschließen zu können und sogleich die Anforderungen des Nachweisgesetztes zu erfüllen, ist zeitgemäß.
Beim Abschluss befristeter Arbeitsverträge ist allerdings nach wie vor das strenge Schriftformerfordernis zu beachten. Die alternativ mögliche elektronische Form, die eine qualifizierte elektronische Signatur erfordert, dürfte an den Bedürfnissen der Praxis vorbeigehen und kaum eine Rolle spielen. Gleiches gilt für die elektronische Erteilung von Arbeitszeugnissen. Auch hier wären digitale Möglichkeiten wünschenswert. Digital ist die Arbeitswelt noch nicht. Erste Schritte des langen Weges sind aber geschafft.